بسم الله الرحمن الرحیم
»امرهم شوری بینهم«
با توجه به لزوم ارائه خدمات تربیتی، تعلیمی، مشاوره ای در کنار فعالیت های آموزشی و پژوهشی و توجه به مقوله تعلیم و تعلم و نیز اهمیت جهت دهی آموزشی، اخلاقی و حرفه ای دانشجویان در محیط های آموزشی با هدف ارتقاء کیفیت یادگیری، بنابراین واحد اساتید مشاوره دانشکده پیراپزشکی دانشگاه علوم پزشکی ایلام سعی در استفاده از تمام ظرفیت های موجود در راستای برآورده کردن الزامات نامبرده دارد. ایجاد یک فضای پویای علمی و آکادمیک و ارائه خدمات آموزشی مبتنی بر نیازهای دانشجویان از ضروریات یک محیط آموزشی کیفی محور است. در برنامه های استاد مشاور دانشکده تلاش خواهد شد تا دانشجویان به مسئولین، اساتید و کارکنان دانشکده نزدیک تر شده و مجموعه دانشکده بایستی از مشکلات آموزشی و بعضا غیرآموزشی مرتبط با دانشجویان مطلع گردد. تمرکز فرآیندهای مشاوره بر روی دانشجویان جدیدالورود و از سال تحصیلی 99-98 خواهد بود. در این راستا استفاده از تمام ظرفیت های مشاوره ای در قالب کارگاه های تخصصی (روانشناسان)، کارگاه های عمومی (اساتید مشاور)، جلسات خصوصی و تشکیل پرونده دانشجویان بسیار ضروری است. در گزارش حاضر شیوه نامه ای با هدف دستیابی به جایگاه واقعی خدمات مشاوره و بهبود تعامل بین دانشجویان با دانشکده در 23 بند تنظیم شده است. این بندها عبارتند از:
1- گروه بندی دانشجویان براساس نوع رشته و جمعیت کلاس ها با هدف اختصاص اساتید مشاور برای هر گروه به طوری که حداکثر تناسب را با معیارهای نامبرده داشته باشد.
2- برگزاری کارگاه های تخصصی (از سوی روانشناسان و حتی حوزویان تایید شده) برای دانشجویان و به خصوص دانشجویان جدیدالورود با هدف کمک به جهت دهی های اخلاقی و حرفه ای دانشجویان (از ابتدای سال تحصیلی 99-98)
3- اجباری شدن شرکت در کارگاه های مشاوره ای بدو ورود برای دانشجویان جدیدالورود (از ابتدای سال تحصیلی 99-98)
4- تمرکز بر استفاده از اساتید داخل دانشکده و در صورت کمبود، استفاده از اساتید خارجی که بیشترین ارتباط آموزشی با دانشکده را دارا هستند.
5- استفاده از عامل تشویق کننده جهت برقراری ارتباط بین دانشجو و استاد مشاور از طریق لزوم تایید انتخاب واحد دانشجو توسط استاد مشاور
6- شناسایی دانشجویان مستعد و حساس به منظور پایش و مداخله جدی تر از سوی اساتید محترم مشاور و با تاکید بر لزوم حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات این دسته از دانشجویان.
7- شناسایی و دسته بندی دانشجویان دارای افت تحصیلی و مواردی که با مشکلات آموزشی مواجه هستند، با هدف تمرکز اساتید مشاور بر روندهای آموزشی آنها.
8- برگزاری جلسات عمومی به منظور ارائه اطلاعات مشاوره ای (آموزشی، فردی، اخلاقی، اجتماعی، خابگاهی و غیره) از سوی اساتید مشاور برای گروه های تعیین شده.
9- توزیع پرسشنامه تدارک دیده شده برای تمام دانشجویان و جمع آوری اطلاعات پایه جمعیت شناختی، تماس، اجتماعی - اقتصادی، آموزشی و فردی دانشجویان و تشکیل پرونده.
10- ارجاع دانشجویان در صورت نیاز و تمایل به منظور دریافت خدمات تخصصی تر برای انجام مشاوره های فردی، آموزشی، اجتماعی و غیره.
11- مراجعه حضوری به اتاق مشاوره مرکزی به منظور معرفی دانشجویان نیازمند مشاوره و حتی پیگیری های بعدی در خصوص وضعیت های مشاوره ای دانشجویان در آن مرکز.
12- پیگیری جدی از سوی مسئول اساتید مشاور به منظور نظارت بر اجرای وظایف و عملکردهای مرتبط با مشاوره توسط هرکدام از اساتید مشاور
13- یادآوری دوره ای از سوی مسئول اساتید مشاور به نماینده دانشجویان (در قالب ارسال پیام کوتاه (SMS)) و اساتید مشاور مربوطه (سیستم پیام و SMS) با هدف پیگیری جدی تر از سوی دانشجویان و اساتید و ایجاد تعامل سازنده برای تسهیل فرآیند مشاوره.
14- برگزاری جلسات افت و پیشرفت تحصیلی دانشجویان و جلسات نظارت بر روندهای مشاوره ای از طرف شورای آموزشی دانشکده.
15- شناسایی اساتید فعال در این زمینه به منظور اختصاص دانشجویان ورودی جدید در سال تحصیلی بعدی و حذف و جایگزینی اساتید منفعل برای دوره های بعدی.
16- اطلاع رسانی در تابلوهای اعلانات دانشکده و وب سایت این مرکز به منظور شناخت استاد مشاور هرگروه توسط دانشجویان.
17- اختصاص واحد / واحدهای تشویقی برای اساتید محترمی که در این راستا بیشترین تلاش و زمان را برای دانشجویان اختصاص داده اند
18- ارتباط موثر بین مسئول اساتید مشاور دانشکده با بخش مشاوره دانشجویی دانشگاه برای معرفی و ارجاع و حتی پیگیری ارجاعات
19- ایجاد زمینه برای بازگشت مشاوره به جایگاه واقعی خود با تکیه بر تاکیدی که معاونت آموزشی بر فرآیند مشاوره دارد
20- اخذ امضاء از همه دانشجویان در جلسات مشاوره خصوصی و عمومی از سوی استاد مشاور
21- مشخص ساختن زمان آزاد اساتید برای انجام مشاوره خصوصی به دانشجویان تحت پوشش در برنامه کاری هفتگی خود
22- برگزاری جلسات توجیحی معرفی وظایف محوله برای اساتید مشاور با هدف اطلاع رسانی و آموزش
23- هماهنگی و مقدمه چینی برگزاری جلسات معارفه توجیهی برای دانشجویان جدیدالورود با هدف آشنایی با فرآیند و گروه اساتید مشاوره
فرآیندها و گلوگاه های عملیاتی فرآیندهای مشاوره ای
- فرآیندها و گلوگاه های عملیاتی مربوط به مشاوره خصوصی، تشکیل پرونده و ارجاع با هدف جهت دهی اخلاقی و حرفه ای به دانشجویان با تمرکز بر دانشجویان جدیدالورود
1- مراجعه دانشجوی جدید الورود به استاد مشاور مربوطه برای تایید فرم انتخاب واحد خود به عنوان:
الف: یک ابزار صرفا ارتباط دهنده
ب: آگاهی استاد مشاور از واحدهای درسی دانشجو با هدف بهبود در ارائه خدمات مشورتی آموزشی
2- در همان جلسه نخست پرکردن پرسشنامه جمعیت شناختی، آموزشی و اجتماعی – اقتصادی از سوی دانشجو و گرفتن شماره تماس وی در قالب پرونده اولیه دانشجو
3- با توجه به اینکه یکی از سوالات پرسشنامه درخواست ارجاع و مشخص شدن نوع خدمات تخصصی تر مورد نیاز (آموزشی، پژوهشی، روحی و روانی و غیره) از سوی دانشجو است، بنابراین اگر مشکل دانشجو توسط استاد مشاور حل نشد، به خدمات تخصصی مشاوره ای ارجاع داده شود.
4- تکمیل فرم ارجاع از سوی استاد مشاور، به همراه امضاء استاد مربوطه و مسئول اساتید مشاور دانشکده و ارجاع فرم مربوطه به بخش مشاوره تخصصی (ثبت اطلاعات تماس دانشجو در فرم ضروری است)
5- پیگیری ارجاعات از سوی مسئول اساتید مشاور دانشکده و ارزیابی کمی و کیفی ارائه خدمات مشاوره
6- تشکیل پرونده دانشجویان با هدف ایجاد یک بانک اطلاعاتی از طریق انتقال اطلاعات پرسشنامه و سایر فرم ها به نرم افزار کاربردی با هدف دیجیتالی کردن داده های دانشجویان
7- پافشاری و تاکید بر لزوم حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات دانشجویان به خصوص در شرایط ارجاع موارد
- فرآیندها و گلوگاه های عملیاتی برگزاری کارگاه های تخصصی با هدف جهت دهی اخلاقی و حرفه ای به دانشجویان با تمرکز بر دانشجویان جدیدالورود
1- ارائه درخواست کتبی برگزاری کارگاه از سوی مسئول اساتید مشاور به ریاست دانشکده
2- ارجاع درخواست برگزاری کارگاه از سوی ریاست دانشکده (در صورت صلاحدید) به واحد مشاوره دانشگاه
3- هماهنگی با واحد توسعه آموزش (EDO) برای ثبت کارگاه و پیگیری روندهای اداری برگزاری کارگاه
4- ارائه گزارش برگزاری کارگاه به واحد فناوری اطلاعات (IT) دانشکده برای نمایش در سایت دانشکده با هدف اطلاع رسانی
5- صدور گواهی تشکیل کارگاه برای مدرس
فرآیندها و گلوگاه های عملیاتی برگزاری کارگاه های عمومی با هدف جهت دهی اخلاقی و حرفه ای به دانشجویان با تمرکز بر دانشجویان جدیدالورود
1- اطلاع رسانی به استاد مشاور و تعیین زمان و مکان برگزاری کارگاه
2- هماهنگی با دانشجویان و برقراری نقش واسطه بین دانشجو و استاد مشاور از سوی مسئول اساتید مشاور
3- لزوم انجام حضور و غیاب دانشجویان از طرف استاد مشاور
4- حداقل زمان مدنظر برای جلسات عمومی یک ساعت در نظر گرفته شده است
5- پیگیری مطالبات دانشجویان از طرف استاد مشاور و مسئول اساتید مشاور
- بخش های هدف ارجاعات دانشجویان
ارجاعات آموزشی به آموزش دانشکده و آموزش کل دانشگاه
ارجاعات پژوهشی به مرکز تحقیقات یا معاونت پژوهشی دانشکده و معاونت پژوهشی دانشگاه
ارجاعات در خصوص ابهامات اعتقادی و اخلاقی به دفتر نهاد نمایندگی دانشگاه
ارجاعات اخلاقی، اجتماعی، خانوادگی، ترک اعتیاد و روانی به بخش مشاوره دانشگاه و بخش های تخصصی خارج دانشگاهی
ارجاعات فرهنگی، خابگاهی، امکانات و تسهیلات به معاونت دانشجویی دانشگاه